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体制整備って何から始めたら良いですか?

2019.03.15

お問合せいただく保険代理店様で特に多くご質問を頂くのは
『体制整備って何から始めたら良いですか?』というものがあります。

 

業法改正の主旨でもある、消費者保護のために設けられた
「各種義務」「あり方」が前提にありますが

 

体制整備でまず行うことには

大きく下記の2つになるのではないでしょうか。

 

① 各種、社内規定の策定
② 規定に基づいた募集ルールの運用(PDCA)

 

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① 社内規定の策定

 

社内規定と一言で書いても様々ですが、
これは、保険という金融商品を扱う前提での各種規定・・・
つまり「会社のルール」を決める必要があります。

 

・募集管理規程
・法令遵守規程
・顧客サポート等管理規程
・顧客情報管理規程
・外部委託先管理規程
・営業拠点管理規程
・募集文書マニュアル作成
・コンプライアンスマニュアル

 

これらのものを自社の規模・特性に応じて、作りこんでいく必要があります。

 

現在は、弊社を含めた専門業者へのご相談保険会社から

ある程度のベンチマークをご提供いただける場合もありますので、それを参考にすることも可能かと存じます。

 

しかし、「規定」は実際に運用していくことが必要です。
実際には、その定着に労力が必要な場合が多いです。

 

こちらの運用の有無は、そもそもルールがあっても行われていないと知らないあいだに

業法違反(体制整備義務違反)として問われる可能性があります。

 

それでは、規定に基づいた運用(PDCA)とはどういったものか。

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② 規定に基づいた募集ルールの運用(PDCA)

 

体制整備義務の主旨を読み解くと・・・

『代理店については保険会社が保険募集人の全容を把握し、
管理・指導を行うことになっていたが、

代理店の大型化等の保険募集の環境変化により
保険会社では困難な場合が増えたため、

保険会社に加え、保険募集人も
保険募集の適切性を確保するため主体的な取り組みを行うこと』

となります。

 

体制(態勢)整備とは、作成された社内規定を
効率よく業務を行えるようにする、つまりPDCAをまわすこと。

P 方針・規程の策定・・・規定・マニュアルをつくる
D 組織体制の整備・・規定の担当部署・責任者と役割責任を定める
C 態勢の評価・・・・規定マニュアルに沿った適正業務ができているか評価する
A 評価に基づく態勢の改善・・評価に基づく規定やマニュアル・組織体制の見直し
ちなみに「体制」と「態勢」の違いとは下記のとおり。

・「体制」 は、組織や制度のこと(形を整える
・「態勢」 は、身構えや態度のこと(動きを整える

 

このように読み解け、もっとざっくり書きますと
保険募集ルールや社内規定を作成した上で運用すること

そのチェックをするための証跡「エビデンス」を取りながら
どのように残し、チェックする体制を作ること
と読み解けます。
そこで、いかに効率化を図り、差別化をしていくかが
今後の代理店業務の課題とも言えるのではないでしょうか。


 

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※最終更新:2019年3月16日

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