対応履歴の入力で日報の提出をする方法

皆さんの代理店では募集人の行動管理はどのように対応されていますか？

スケジュールの把握、お客様との対応記録はもちろん、業務日報の提出を義務付けている代理店様も多いと伺います。日報を共有することで、活動量や進行状況を確認できますし、上長は、進捗が滞っているメンバーにヘルプを出すなど連携が取りやすくなります。

しかし、対応記録とは別で日報も提出するとなると、面談が多かった日は、対応記録と重複する内容を日報としても記載して提出と二度手間になってどうしても負担になりがち。

この日報と対応履歴が一度の入力で完結したらいかがでしょう？エルティヴィーの顧客管理システムCSBなら【コンタクト履歴を日報代わりに】使う事も出来るんです！

お客様との対応記録（CSBではコンタクト履歴と呼びます）を入力する際に活動内容にチェックを入れるだけ。活動内容の項目名は例えば「初回意向確認」「申込」「成約」としたり、「AP（アプローチ）」「FF（ファクトファインディング）」としたり、代理店様の運用ルールにあわせて自由に設定できます。

チェックを入れるだけでその時間何の対応をしていたかをカテゴライズして記録できる上に、あとから集計も可能になるので、募集人別に1日の活動内容を日報として把握したり、更には期間別に総活動件数も把握できます。

例１）募集人別に把握
　募集人A：ｘ月ｘ日　初回面談2件、申込1件、保全2件
　募集人B：ｘ月ｘ日　保全4件、初回意向把握1件
例２）期間別に把握　Ex:1ヵ月
　募集人Aのｙ月の活動件数：
　→初回面談20件｜2回目面談10件｜成約5件｜保全15件

各代理店様で自社の集計したい項目を自由に設定出来る為、この機能だけでもお喜び頂く事も多いのですが、入力したコンタクト履歴を日報代わりに利用することも可能なのです！日報としての確認方法は2種類あります。

▼入力イメージ

方法１）管理者や上長が、募集人の入力した日報となるコンタクト履歴を確認する

コンタクト履歴の一覧は、このように表で確認することが出来ます。
さらに、ただ日報として内容を確認するだけではなく、何か疑問や指摘した方がよいこと等があった際には、コメントを残すことも可能な為、社員と管理者でコミュニケーションを図る事も出来るようになっています。


↓
▼コメントを入力できる！▼

募集人は活動の記録を残すだけで自分の活動結果が自動集計される為、日報提出の為の作業というものを削減することができ、確認者である管理者や上長の方にとっても、募集人の活動履歴と日報を同じシステム内で把握できることでスムーズな活動管理が行えます。

方法２）募集人が、入力したコンタクト履歴を日報をExcelに出力して管理者や上長に提出する

現在日報をメールで報告していたり、紙で提出し保管しているという代理店様もいらっしゃるかもしれません。その場合は、先ほどの活動の一覧を確認出来るページから出力することが可能になっています。
Excelとして出力した後は、各社様の運用に合わせて日報として提出頂けます。


Excelには、このように分かりやすく自動でフォーマットに反映された状態で出力されますので、このまま提出頂けます！

これまではメールでの日報提出で特にこのようなExcel作業を行っていないといった代理店様でも、1日の活動を日報の為にまとめ直すといった作業は発生せず、活動の記録をそのまま利用しますので作業の効率アップにもお役立て頂けると思います。


とは言え・・・実際どう運用しているの？気になる方は、こちらもお読みください！
▼日報代わりにもなるCSB面談履歴｜浜松損害保険サービス様の事例
https://hoken-system.com/column/2021_031702/