日報を完全システム化した浜松損害保険サービス株式会社様

浜松損害保険サービス株式会社様では、CSBご導入以前から日報の提出を業務の一環として行っていましたが、ご導入をきっかけにこの機能を活用頂いています。

同社では社長が毎朝出社された際に、まずこの日報代わりとなる前日のコンタクト履歴を全社員分、全件確認されています。確認して、簡単な内容であれば直接その場で社員と会話をし、コメントが必要なものにはコメントバックをして、この活動記録の確認を社員とのコミュニケーションにも繋げていらっしゃるんです！

ちなみに、社長は日報の確認の他に現場が入力した意向把握の内容も1日1～3回確認し、承認作業を行っています。

　→　CSBの意向把握機能について詳しくはこちら！

実は、浜松損害保険サービス株式会社様では会社の合併を行ったタイミングでCSBをご導入いただきました。合併にあたって、様々な業務の【視える化】【業務効率の最適化】が課題となったことで、既存業務を可能な限りシステム化・一元化できるよう試行錯誤の結果、現在の運用スタイルに至っています。

当時、社長の
「【視える化】を進めるには、様々な業務内容をデータ化して客観的な事実としてとらえることが必要不可欠で、それを全社的に統一して取り組むためにシステム導入は有効だった」
というお言葉は、弊社としても大変印象的でした！

日報をシステム化するための2つのポイント

このように、浜松損害保険サービス株式会社様では【管理者や上長が、募集人の入力した日報となるコンタクト履歴を確認する】という方法で、業務日報の管理を完全システム化、従来お使いだった別グループウェアとの二重運用も解消されて負担感を減らしました。

ここから見えてくる、日報をシステム化するためのポイントは次の2つに集約されます。

POINT１：入力‐確認のルールを徹底する
募集人やクラークなど現場の社員に、データを入力する目的を伝えること、入力のルールを説明すること（活動項目にチェックを必須で入れる等）が大切になります。

POINT２：確認者の負担を減らせるよう分業制にする
浜松損害保険サービス株式会社様は現在33名の規模のため、社長自らが全件チェック可能な体制ですが、これが100名以上などの規模になると難しいかと思います。管理する単位を、拠点ごとや部署ごとなどのように、可能な限り分業制を図ることで負担が軽減でき、運用しやすくなってきます。

分業制を取り入れる点は、今回の行動管理だけでなく、幅広く代理店業務の改善・運用の定着にお役立て頂けるお話ではないでしょうか？
なお、このように日報のシステム化を推進している同社でも、運用の定着にはまだまだ課題があるとのこと。今後も社内会議などの場を通じて

意識統一：システムに入力する目的や意義を伝える
入力内容の質アップ：入力してほしい情報の精度を底上げする

といった取り組みを続けてシステム活用のレベルアップを目指されているということでした。


浜松損害保険サービス株式会社様、ご協力頂きありがとうございました！
皆さまもぜひ参考にされてみて下さいね。