HOME > お役立ちコラム > 保険代理店の個人情報の持ち出し管理をデジタル化する方法とは?

保険代理店の個人情報の持ち出し管理をデジタル化する方法とは?

2020.03.19

保険代理店様で、監査を受けた際に、個人データ管理台帳の整備不備で指摘を受けた…といったお話をよく耳にします。 
中にはとりあえず台帳は備えていても、実はルール通りに管理、保管出来ていない…といった事もあるようです。 
 
皆さまの所属する保険代理店様では、個人情報の持ち出し管理は問題ない!と胸を張って言えますか?
 
「見込のお客様向けにつくった設計書をもって営業に行きたい」 
「既存のお客様へのアフターフォローのため、契約一覧を紙で出したい」 
「でもルールは守って欲しいし、すぐに持ち出したいと言われても・・・」 
 
募集活動をしていると、特に訪問型の保険代理店様ではこういったシーンはよくあるのではないでしょうか?書類持ち出しのルールづくりや定着に課題を抱えている方におススメの記事です!

そもそも個人情報の持ち出し管理はなぜ重要?

そもそも、個人情報の管理、個人情報の持ち出し管理はなぜ必要なのでしょうか。
個人情報の漏洩は「外部からの攻撃によるものが多い」と思われていませんか?
実はその原因の大半は従業員の紛失・置き忘れや管理ミスによるものなのです。個人情報を持ち出すことで置き忘れ等による紛失や、盗難のリスクが上昇します。

また、会社から貸与されたセキュリティ対策のされているパソコンではなく、私物のパソコンなどからアクセスすることで、ウイルス感染や外部攻撃などの危険性も高まります。

誰もが制限なく個人情報を持ち出せる状態になっていると、万が一情報漏洩したときに、どの経路でどんな情報がどの程度漏洩したのかが特定できないといったこともあるので注意が必要です。

『保険』といった商材で大切なお客様をお守りする立場にある保険代理店としては、お客様の『個人情報』をお守りすることに関しても同等な意識を持つ必要があります。

保険代理店に求められる持ち出し管理とは?

では、実際に保険代理店が求められる個人情報の持ち出し管理とは、どういった事があげられるのでしょうか?

◎個人情報の持ち出し管理
いつ・誰が・どのお客様(見込客含む)の・どんな個人情報を持ち出したのか?
について、担当募集人が事前申請し、上長などの承認が必要とされます。

◎個人情報の持ち帰り管理
①持ち出した個人情報をどうしたのか
 →お客様にお見せだけして持ち帰った・お客様にお渡しした・お客様に記入してもらったものを持ち帰った
②最終的にどう処理したのか(破棄、保管)
 →持ち帰った後に破棄をしたのか、保管したのか
を明確に残す必要があります。また、破棄したのであれば、いつ・誰が破棄したかなどまで証跡を残すことが重要になってきます。

保険代理店の現状の管理方法

お話を伺うと、紙ベースもしくはExcelで管理をされている事が多いようです。

紙ベースで管理する場合、月末に1ヵ月間の持ち出し件数・持ち帰り件数・何の書類を持ち出したか等をExcelにまとめて、印刷・押印して提出し保管…といった事が多く、Excelベースで管理する場合も同様の記載をし、上長にメール添付で提出、もしくは会社で定められた共有サーバーに格納といった方法を取られている事が多いようです。

ですがこういった管理方法のお困りごととして、
「募集人がきちんと記録を残していない・・・」
「後から件数を集計するのが困難・・・」
といったご相談も多く伺います。

紙管理のリスク(紛失、集計できない等)

多くの保険代理店様で行われている紙ベースの運用ではどんなリスクや問題があるのでしょうか?

NPO日本ネットワークセキュリティ協会によれば、個人情報の漏洩原因は
第1位 紛失・置き忘れ(26.2%)
第2位 誤操作(24.6%)
第3位 不正アクセス(20.3%)
第4位 管理ミス(12.2%)
となっていました。
1位の「紛失・置き忘れ」と4位の「管理ミス」を合わせると、実に全体の40%近くが管理ルールの不徹底によるものと言えます。
(参考:NPO日本ネットワークセキュリティ協会 2018年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書 https://www.jnsa.org/result/incident/2018.html

こうした漏洩リスクに続き、管理のしにくさにも問題があります。
紙ベースですと保管スペースが取られますし、また監査等で「この案件のこの書類データが見たい」「今月は何件持ち出しがあって、そのうちの何件が持ち帰りになっているか件数を出して」と依頼された際にすぐに提出することが出来るでしょうか?

お客様からお預かりしている大切な情報ですから、今何がどのような状況になっているかなどが把握しやすい体制を取れるようにしておきたいですね。

デジタル管理の重要性

デジタル化のメリットとしては、保管場所をとらない・紛失のリスク軽減・集計や情報の引き出しのしやすさ等があります。

最近では、保険会社からデジタル化を推奨されて検討しているといったお話もよく耳にするようになりました。セキュリティ面や管理をしっかり担保できればより安全にお客様の情報をお預かりすることができるのではないでしょうか。

持ち出し管理をデジタル化する具体策~CSBご紹介~

お客様の個人情報や個人情報の持ち出し記録を管理する方法として、弊社の顧客管理システム「CSB」ではこのような運用が可能になります。

POINT1.コンタクト履歴を使った持ち出し・持ち帰り管理

CSBにはお客様との面談のやり取りや、面談資料を保管しておける【コンタクト履歴】機能があります。
ここに「個人情報持出」や「個人情報持帰り」のチェックを入れるだけで簡単に誰が・いつ・どのお客様との面談で持ち出したのか、いつ持ち帰ったのかを管理できるようになります。
件数の集計もできるので、何件持ち出したか・何件持ち帰ったかも、漏れなく管理できます。

また、持ち出した個人情報の種類もチェックを入れるだけ※で済むので、証跡を簡単に残せます。
※書類の例:設計書・申込書・口振、クレカ情報など。運用にあわせて代理店様ごとに変えられます

POINT2.集計方法、持ち帰りの確認漏れの回避

持ち出した書類の件数は自動集計されるので、期間ごとに持ち出し・持ち帰りが何件あったのか瞬時に件数を把握できます。

さらに、ただ件数を見るだけでなくコメントを残せるので、上長の方や管理部門の方が確認して何か疑問を感じた際にはコメントすることで不備防止になります。

POINT3.保全の際のお役立ち機能(デジタル化だからこそ出来る事)

最後に、デジタル管理だからこそできるお役立ち事例をご紹介いたします。

実際にご契約を頂いているお客様先に保全で訪問する際、現在のご契約の再確認を行うといった事も多いのではないでしょうか?

お客様のご契約一覧や設計書などをデジタル保管しておくことで、お名前で検索すればすぐに出力する事が可能です。
お客様も時間が経つと自身の保険契約の内容などを忘れてしまう事が多いと思いますので、大変お喜び頂けるのではないでしょうか。
※ただし、あくまでも保全の為の機能であり募集活動の為の機能ではないのでご注意下さい。

まとめ

いかがでしたか?お客様をお守りするための大切な個人情報ですから、適切に管理をしてお客様には更なる安心・安全をお届けしていきたいですね。
参考にして頂けましたら幸いです。

よろしければ、ご一緒にCSBの概要資料もぜひご一読下さい!
▼詳しくはこちら

お気軽にご相談ください。

                     

エルティヴィーでは保険代理店さまの体制整備から、顧客管理、マーケティングまでトータルで支援しています。
CSBに関するお問合せやご質問などございましたらご相談ください。

03-6234-6392
(受付時間 平日: 9:00〜17:30)